Использование программы PowerPoint

(по материалам учебного пособия В.В. Богатова «Организация научно-исследовательских работ»)

 

В последние годы наиболее популярной формой сопровождения устного доклада стала программа PowerPoint. Так как она проста в использовании, вы можете иметь искушение перенести весь текст выступления на слайды. Не делайте этого. При подготовке иллюстраций старайтесь придерживаться общих правил.

1. Иллюстративные материалы делайте простыми и доступными для каждого зрителя в аудитории. Слайды должны быть гармонично смонтированы (сконструированы), для чего применяйте четкие признаки или характерные особенности объектов. Не перегружайте выступление видеоматериалами. Не размещайте много информации на отдельном слайде, избегайте показывать несущественные подробности.

2. Каждый слайд необходимо посвящать одной теме, одному факту или одной идее. Не используйте изображений, не имеющих отношения к тому, о чем вы говорите.

3. На протяжении всей презентации используйте одинаковые формат, стиль и символы. Не смешивайте между собой слайды разных презентаций, выполненные в разных стилях.

4. Заранее распределите показ слайдов по времени. Желательно, чтобы продолжительность демонстрации одного тематического слайда занимала 1 или 2 минуты, но не менее 20 секунд. Показ каждой из видовых картинок (фотографии объектов, пейзажи) может продолжаться несколько секунд. В последнем случае допустимо использование программы «слайд фильма».

5. Слайды должны быть четкими. Чтобы в этом убедиться, посмотрите на экран монитора с некоторого расстояния (8–10 шагов). Желательно презентацию заранее опробовать в зале, так как цветовые символы могут быть хорошо различимы на экране монитора и плохо различимы на большом экране. Вы должны быть уверены, что размещенные на слайдах материалы будут видны в самых отдаленных частях зала. При необходимости подберите более контрастные цвета или имеющуюся информацию распределите на большее число слайдов.

6. Цвета применяйте экономно, не допуская чрезмерной пестроты. Используйте либо темный фон (например, синий) и светлые символы (желтые или белые), либо светлый фон (желтый или белый) и темные символы (черные или темно-синие). Неприемлемы однотонные фон и символы, например темно-красные буквы на темно-синем фоне, синие буквы на черном фоне и т.п.

7. Если выступление состоит из нескольких крупных разделов, то для выделения каждого из них полезно использовать разный цветовой фон соответствующих слайдов.

8. Показ однотипных, внешне похожих слайдов лучше сопровождать упрощенной анимацией демонстрируемых объектов (например, «развертываем» или «вылетом» текста, рисунков и т.п.). Такой прием позволяет акцентировать внимание слушателей на смене иллюстративного материала. Применение сложной анимации в этом случае может отвлекать внимание и не позволять слушателям сосредоточиться.

9. В каждом слайде используйте минимальное количество слов в заголовках, подзаголовках и пояснениях (слушатели за период просмотра слайда должны иметь время спокойно прочитать текст и ознакомиться с иллюстрациями). Размещая на одном слайде слишком много текста, вы демонстрируете лишь свой непрофессионализм.

10. Подбирайте простые выражения. Избегайте употребления малознакомых слов и слов с двойным значением (пусть содержание чуть проиграет в оригинальности и новизне, но зато вы сможете быть уверены в том, что вас поймут однозначно). Проверьте грамотность текста. Даже при хорошо поставленной речи негативное впечатление на слушателей производят орфографические ошибки в иллюстрациях.

11. На каждом слайде используйте не более двух видов шрифта (исключение составляют логотипы, названия объектов, другие специальные надписи). Использование большего количества шрифтов придает изображению неряшливый и беспорядочный вид.

12. Если на конференции объявлено два рабочих языка, то один из них принято использовать для устного выступления, а другой – в наглядных материалах.

13. При оформлении таблиц не используйте больше 3–4 вертикальных колонок и более 6–8 горизонтальных строк. Информация с большим числом колонок и строк тяжела для восприятия.

14. В таблицах и графиках старайтесь не применять вертикальные и горизонтальные линии, так как они отвлекают внимание. По возможности заменяйте демонстрацию таблиц диаграммами или графиками.

15. Старайтесь избегать объемных диаграмм. Не изображайте столбцы трехмерными, иначе аудитории будет трудно определить, на каких цифрах заканчивается каждый столбик.

16. На одном графике не размещайте больше 2 линий. Максимально могут быть показаны 3 или 4 линии при условии, что они хорошо различимы. Обязательно обозначьте каждую линию.

17. Избегайте показа длинных или комбинированных формул и уравнений.

18. Следите за правильностью цифр. Не поленитесь их несколько раз перепроверить. Помните, что всего одна неверная цифра способна лишить доверия слушателей к вам.

19. Допустимо крайне умеренное применение образных форм передачи материала, например подготовленный вами звуковой эффект или видео (на использование чужих наглядных материалов требуется получение специального разрешения, за исключением случаев, когда такие материалы являются общественным достоянием). Подобные приемы презентации лучше отнести в конец выступления, иначе последующее устное изложение текста может показаться публике скучным и неинтересным.

20. Старайтесь первый и заключительный слайды сделать более привлекательными. Усильте концовку обобщающими аргументами и точными завершающими фразами. Не забудьте поблагодарить аудиторию за внимание.